Valorisation de la production et facturation sont 2 notions complémentaires à distinguer en société de services, pour mesurer ses provisions comptables.
En travaillant dans une société de services, que ce soit une ESN ou un cabinet de conseil, vous avez certainement déjà entendu un chef de projet ou le directeur commercial vous parler de chiffre d’affaires produit et de chiffre d’affaires facturé. Pire, parmi ces collègues, certains confondaient les 2 et vous parlaient sans distinction de production et/ou de facturation !
Le chiffre d’affaires facturé n’existe pas ! (un contrôleur de gestion énervé)
De plus, lorsque votre ERP vous permet valoriser la production réelle à l'avancement, le directeur financier vous réclamera les provisions réglementées à entrer dans la comptabilité à chaque fin de clôture d'exercice.
Alors reprenons toutes ces notions.
Comme partout et donc aussi pour les ESN (SSII), les agences digitales ou les cabinets de conseil, la facturation totalise les montants de factures émises.
Sous réserve de traiter régulièrement les factures à envoyer aux clients, c’est un indicateur très simple à construire. Comme un client ne vous paiera pas sans facture, il est utile de le suivre pour anticiper d’éventuelles difficultés de trésorerie. On regardera d’ailleurs plus en détail les montants de facturation arrivés à échéance et les différents niveaux de retard de paiement (moins de 30 jours, 30 à 60 jours, etc.) de la balance âgée des factures.
Mais la facturation d'une société de services est un indicateur qui peut être éloigné de la réalité de la production.
Si vous ne travaillez qu’en mode régie, il n’y a pas trop de soucis puisqu’en fin de mois vous émettez une facture pour les prestations effectuées dans le mois.
En revanche, en mode forfait, avec des factures étalées dans le temps sur des jalons prédéfinis, vous vous retrouvez vite en décalage avec le travail réellement effectué par votre équipe : plutôt en avance au début avec la facture de 20% émise au démarrage, plutôt en retard vers la fin avec la dernière facture de 30% à la réception définitive du projet.
Il est alors dangereux de se fier uniquement à la facturation pour voir si tout va bien. Et attention à ne pas garder une facturation trop en retard par rapport à ce qui a été produit, car en cas de désaccord/litige avec son client, le risque de ne pas se faire payer le travail effectué devient fort.
Pour une entreprise de services, la production mesure la valeur du travail produit. Cette production peut venir du temps passé par ses collaborateurs à délivrer des projets, du négoce sur de la revente de matériel ou de licences, d'offres de support, etc. Quand on parle de chiffre d’affaires (CA), on parle donc de cette valorisation de la production.
Contrairement à la facturation, la valorisation de production peut être plus compliquée à calculer selon l'activité.
En effet, pour déterminer la production réelle d'une prestation en ESN ou cabinet de conseil, il faut bien connaître l’état d’avancement de la prestation. On doit savoir ce qui a été réalisé d’une part, mais aussi estimer ce qu’il reste à faire ou reste à produire. Ceci permet de tenir compte de l’avance ou de la dérive dans le calcul de valorisation, et donc de reconnaître un CA plus juste.
Avec le suivi de l’activité à l’avancement, on obtient de nombreux bénéfices :
Les 2, mon général !
D’abord parce qu’on l'a vu, les deux sont utiles pour bien piloter l'activité de sa société de services.
Ensuite parce que votre directeur financier ou expert comptable vous demande les provisions à rentrer en comptabilité lors de la clôture mensuelle. En effet, l’outil comptable ne connait que les factures, et on a vu que la facturation et la production avançaient souvent à des rythmes différents en ESN ou cabinets de conseil.
On a donc besoin de mesurer l'écart entre la facturation et la valorisation de la production : Facture à émettre (FAE) quand le CA est en avance sur la facturation, et Produit Constaté d'Avance (PCA) quand la facturation est en avance sur le CA. Ces provisions comptables permettent d'ajuster le niveau de risque, et d'obtenir un compte de résultat plus juste.
L’addition des factures est simple à faire pour obtenir l'indicateur de facturation de son ESN.
La mesure de l’avancement et le calcul de valorisation de la production demandent de la méthodologie et de la rigueur dans la collecte de l’information.
C’est là qu’un ERP comme atimeüs vient vous aider : pour la collecte des données, pour la mesure de l’avancement, pour le calcul de valorisation de la production, et pour calculer les provisions comptables à la date de clôture.
Et tout ceci quelle que soit la taille de votre société de services. Il n’est jamais trop tôt pour prendre de bonnes habitudes et de bons outils, alors n’attendez pas et demandez une démo !
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