NDF (Note De Frais)

Définition

La Note de Frais (NDF) est un justificatif établi par un collaborateur pour déclarer et obtenir le remboursement de ses dépenses professionnelles avancées : transport, repas, hébergement, fournitures, etc.

Dans une ESN, les NDF sont fréquentes, car les consultants sont souvent amenés à se déplacer (missions chez le client, séminaires, formations). Elles doivent être :

• Justifiées (ticket, facture nominative).
• Conformes à la politique de l’entreprise (plafonds, catégories acceptées).
• Validées par le manager avant remboursement.

Exemples de dépenses en NDF

• Billets de train ou d’avion.
• Hôtels et repas lors de déplacements.
• Indemnités kilométriques (barème fiscal).
• Frais de représentation (clients).

Enjeux pour une ESN

• Contrôle des coûts : éviter les abus, vérifier la conformité.
• Trésorerie : limiter l’avance de frais trop lourde pour les consultants.
• Comptabilité : affecter correctement les frais au projet/client.
• Facturation client : certains frais peuvent être refacturés.

Avantages

• Gain de temps pour les consultants et la finance.
• Transparence et traçabilité des remboursements.
• Alignement entre frais engagés et contrats clients.

Points de vigilance

• Risque de perte des justificatifs → refuser les remboursements sans pièces.
• Mauvaise catégorisation → impact fiscal ou comptable.
• Délais de validation trop longs → insatisfaction des collaborateurs.

FAQ

Quelle différence entre NDF et Frais refacturables ?
→ NDF = frais du salarié → remboursement interne ; Frais refacturables = NDF éventuellement facturées au client.

Quels justificatifs sont obligatoires ?
→ Tickets, factures nominatives, preuves de paiement.

Comment accélérer la gestion des NDF ?
→ Utiliser un ERP avec scan mobile et validation en ligne.

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