Diriger une ESN n'est pas de tout repos ! Il faut sans cesse trouver l'équilibre entre les clients, les projets et les talents.
On le sait, diriger une Entreprise de Services Numériques (ESN ou SSII) n'est pas de tout repos ! Il faut sans cesse trouver l'équilibre entre les efforts pour délivrer des prestations de qualité et satisfaire nos clients, les efforts pour trouver les prochaines missions ou projets, et les efforts pour recruter les talents qui mèneront à bien ces missions. Aussi, il est crucial de pouvoir suivre tous ces efforts au travers d'indicateurs clé de performances (KPI) pour piloter son entreprise, impliquer ses collaborateurs ou dialoguer avec ses investisseurs.
Ils ont tous leurs importances et sont souvent corrélés, donc prenons-les simplement par ordre
Un des premiers indicateurs d’une ESN est le chiffre d'affaires mesure en euros la valeur produite par l'entreprise. Le CA vient du temps passé par ses collaborateurs à délivrer des projets, du négoce sur de la revente de matériel ou de licences, d'offres de support, etc. Le calcul de cette valorisation peut être plus ou moins simple selon l'activité. Cet indicateur est d'autant plus important qu'il mesure la performance de l'entreprise à produire de la valeur, et qu'il sert souvent de base pour définir la valeur globale d’une société de services.
Il ne faut pas le confondre avec la facturation qui totalise les montants des factures émises. Dans une ESN, ces 2 indicateurs avancent à des rythmes différents, et l'écart entre le chiffre d'affaires et la facturation correspond donc aux provisions : Facture à émettre (FAE) quand le CA est en avance sur la facturation, et Produit Constaté d'Avance (PCA) quand la facturation est en avance sur le CA.
La plupart du temps, ou du moins sur une part de son activité, le chiffre d'affaires d'une ESN est lié directement à son nombre de collaborateurs dans ses effectifs. Il faut donc bien connaître l'évolution de ses effectifs en mesurant les entrées/sorties dans le temps. On peut ainsi anticiper les arrivées, préparer les remplacements, alerter sur les besoins en recrutement, etc.
On trouve aussi d'autres KPI sur le même sujet, comme le taux de turnover qui mesure le renouvellement des effectifs sur une période ou l'ancienneté moyenne dans l'entreprise qui parle de la fidélisation du collaborateur.
La marge mesure en euros la différence entre les charges et les produits. Elle constitue un indicateur de rentabilité de l’ESN, i.e. un indicateur sur la performance de l'entreprise à gagner de l'argent en produisant.
Pour calculer la marge en ESN ou SSII, on doit donc connaître d'une part la valeur de ce que l'on produit (le chiffre d'affaires) et le montant des coûts pour aboutir à cette production (charges salariales, sous-traitance, achats, coûts indirects...). Dans ce calcul de marge, une étape importante est la définition du coût journalier moyen (CJM) d'un collaborateur interne. Le calcul du CJM ou plutôt la définition du CJM du collaborateur d’une ESN doit intégrer son salaire chargé, ses coûts mensuels indirects (téléphone, tickets restaurants, matériel informatique...), une enveloppe de formation, une part de risques, le tout ramené aux nombres de jours travaillés.
On calcule souvent une marge à plusieurs niveaux : une première marge sur chaque prestation, une seconde marge directe sur l'ensemble des projets, et une troisième marge à l'échelle d'un département au sein de l’ESN qui inclura les coûts indirects (intercontrat, avant-vente, management, formation...). Chacune des marges est intéressante et utile selon son niveau d'analyse ou son périmètre de responsabilité.
Enfin, on peut traduire cette marge en euros en taux de marge = Marge / (CA – Marge) ou taux de marque = Marge / CA.
Exemple pour une prestation vendue 10 000 €, dont le coût revient à 6 500 €, on aura :
Pour bien interpréter ces taux sur lesquels sont généralement fixés des objectifs, il convient d'avoir partagé et expliqué au préalable le périmètre de coûts qui y sont intégrés. En effet, il ne faut pas oublier qu'une bonne marge directe sur une prestation n'implique pas forcément une rentabilité et des bénéfices au global, une fois tous les coûts de l'entreprise pris en compte.
Le TACE est un indicateur important pour une ESN. Il mesure le nombre de jours produits (i.e. imputés sur des prestations facturables) par rapport au nombre jours de production potentiels sur une période. Le TACE s'exprime en pourcentage. Il donne une indication importante sur le niveau d'activité « productive » d'un collaborateur, d'un département ou de l'entreprise.
Pour une ESN, le TACE se calcule de la manière suivante : Nombre de jours produits / (Nombre de jours ouvrés – Nombre de jours de congés).
Exemple : le compte-rendu d'activité d'Antoine pour le mois M avec 20 jours avec 20 jours ouvrés indique 10 jours sur la prestation A + 5 jours sur la prestation B + 2 jours de RTT + 3 jours d'intercontrat. Le TACE d'Antoine pour le mois M est donc de (10 + 5) / (20 – 2) = 83 %
L'interprétation du TACE doit toujours être corrélée au TJM (cf. ci-après).
Il est aussi très utile de comparer le TACE théorique fixé comme objectif, le TACE réalisé une fois le mois clôturé et le TACE prévisionnel sur les mois suivants.
En complément du TACE, on peut définir d'autre taux :
Bref, taux de disponibilité, TACI, TACE sont autant d’indicateurs pour l’ESN qui vont aider à son pilotage et optimiser ses résultats.
Le taux journalier moyen représente en euros la valeur moyenne d'une journée de production d’un collaborateur.
Le calcul du TJM pour des prestations de services vendues en régie est simplement la moyenne arithmétique des prix de vente. Le calcul du TJM pour des prestations vendues au forfait est quant à lui plus complexe, car il doit tenir compte de l'avance éventuelle par rapport à l'estimation initiale du chiffrage budgétaire.
Comme pour la marge, on peut calculer l’indicateur de TJM à plusieurs niveaux : par prestation, par département, par période, etc.
L'interprétation du TJM doit toujours être corrélée au TACE. En effet, un bon TJM ne suffit pour être rentable, il faut aussi un minimum de TACE (et réciproquement). Exemple : un TJM de 1 000 € avec un TACE de 50% sur un mois M1 est moins intéressant qu'un TJM de 750 € avec un TACE de 80 % sur un mois M2, car en prenant l'hypothèse de 20 jours travaillés sur les mois M1 et M2 on aurait :
La bonne tenue de ces différents indicateurs est essentielle à l’ESN et son pilotage. Ils permettent d'avoir une vision objective de la performance, de prendre les décisions sur les actions à mener et de se questionner sur la manière et les moyens de les optimiser.
Peu importe la taille et la structure de l'entreprise, on peut gagner un temps précieux et de la fiabilité dans la mesure des indicateurs avec la mise en place d'un ERP dédié aux ESN tel qu'atimeüs.
Inscrivez-vous à notre newsletter pour recevoir les dernières actualités d'atimeüs.
